Nieuw organiseren én nieuw verantwoorden

30-01-2015

“Meten is weten” is het adagium van traditioneel organiseren. In organisaties wordt veel tijd en energie gespendeerd aan het registreren en administreren van voornamelijk activiteiten en output.

Dit leidt tot concurrentie tussen medewerkers, focus op de eigen organisaties i.p.v. op de klant en het continu manipuleren van cijfers om te voldoen aan normen. Tegelijkertijd vinden de incidenten die voorkomen hadden moeten worden, toch plaats. Erger nog, het meten lijkt schandalen uit te lokken.

Kortom: veel tijd en energie geïnvesteerd wat op zijn best (en minimaal) leidt tot minder aandacht voor de klant en daarmee tot slechtere dienstverlening.

Hoe je meet, wat je meet en zelfs hoe je de meetinstrumenten ontwikkelt, zijn zeer bepalend voor het gedrag van mensen en daarmee voor het gedrag van de organisatie.

Nieuw verantwoorden is verantwoording afleggen op een dusdanige wijze dat het de principes van nieuw organiseren ondersteunt. Wanneer nieuw georganiseerde organisaties traditioneel blijven verantwoorden dan draait de organisatie langzamerhand weer terug naar een traditionele organisatie. Nieuw Organiseren kan daarom alleen slagen als we ook Nieuw Verantwoorden.

Met deze gedachte pitchte ik mijn specialisme op de Werkplaats Nieuw Organiseren. Ik was benieuwd of deelnemers zouden aansluiten; nieuw verantwoorden is niet het eerste waar aan wordt gedacht bij Nieuw Organiseren. Organisatie-onderdelen die bezig zijn de slag te maken naar nieuw organiseren, worden in eerste instantie uit de wind gehouden wat betreft verantwoording. Regelvrije zones, pilotprojecten en experimenten hoeven de tucht van de managementrapportages tijdelijk niet aan te gaan. Totdat er indicaties zijn dat ze leiden tot succes….

Aan de andere kant realiseren veel organisatieleden zich steeds meer dat de vele protocollen, metingen en rapportages in de weg zitten bij het leveren van goed werk.

En dus startte we met een groep van 10 mensen het gesprek over Nieuw Verantwoorden.

In het gesprek werden verschillende inzichten gedeeld, eerst over het probleem, om later te kunnen komen tot inzichten over oplossingen.

Eén van de redenen waarom in organisaties nu zo veel wordt gemeten is omdat het kan. We hebben de technologische middelen om ongelofelijk veel data te genereren. En als een nieuwe indicator wordt ingezet, wordt niet een andere indicator geschrapt.

Bovendien kennen we de kosten niet van het meten. Hoewel daar ‘op de achterkant van een bierviltje’ best een indicatie voor gegeven kan worden, is het geen vast onderdeel van de kostprijs berekening. Bovendien hangen de kosten niet alleen samen met aantal uren dat men in een organisatie besteedt aan meten en rapporteren, maar ook met werkstress en verslechterde dienstverlening.

En we meten zoveel omdat we niet van elkaar weten wat we doen. Als ‘workaround’ worden cijfers en rapportages opgevraagd, om nog enige feeling te krijgen bij het werk van de ander.

We geloven dat cijfers recht doen aan de werkelijkheid, zo zijn we opgevoed van lagere school tot in ons werk. Tenslotte hebben we geen duidelijk alternatief, waarop we gemakkelijk kunnen overstappen. En dus blijven we in de molen van het administreren en rapporteren.

Nieuw organiseren en nieuw verantwoorden vragen om een ander paradigma (zie ook hier). Meer samenwerken op basis van vertrouwen en loslaten. Zolang vanuit het oude paradigma wordt gedacht, ontstaat het rapportage-koraal dat langzamerhand groeit en groeit. We kunnen echter niet alles in cijfers vervatten en altijd in control zijn. Er zullen zaken ‘mis’ blijven gaan, de vraag is of dit gebeurt met veel kosten of vanuit een besef dat dit een onderdeel van de werkelijkheid is.

Verantwoording speelt altijd een rol, hoe nieuw je ook organiseert. Dat kan je als een kans aanpakken; be good en tell about it.

In een volgend blog ga ik in op principes van nieuw verantwoorden (red. dit blog verscheen eerder op nieuworganiseren.nu)

Redactie: Bart van Langen werkt op dit moment in opdracht van Broosz samen met Jan Smit aan het ontwikkelen van een nieuwe verantwoordingsmethodiek in het kader van het onderzoek Jong in de Buurt, dat wordt uitgevoerd in opdracht van de Stichting Innovatie Jeugdzorg en gefinancierd door de Bernard van Leer Foundation. Het onderzoek loopt tot 1 december 2015. 

 

 

One Response to “Nieuw organiseren én nieuw verantwoorden”

  1. Rene Wiersma

    Nieuwsgierig gemaakt! Kan me wel vinden in jouw betoog. Gevaar is wel dat we in onze radicale drang naar vernieuwing het adagium “Anders is beter” gaan aanhangen. Een optimaal afgewogen is dan ook de kunst en geen sub-optimalisatie. Een model waarin alle belangen zijn meegewogen. Ben je wat verder. Blijf graag meedenken en op de hoogte…